직무정보 수집방법과 직무분석기법

직무분석을 성공적으로 수행하기 위해서는 직무에 대한 정보수집을 효과적으로 이루어져야 한다. 직무정보 수집방법으로 관찰법, 면접법, 질문지법, 작업기록법, 중요사건법 등이 있다.

 

직부정보 수집방법

관찰법

관찰법(observation method)은 직무분석자가 직무수행자를 직접 집중적으로 관찰하는 방법으로 정보를 수집하는 것이다. 관찰법에서 자료는 보통 대화형식, 체크리스트 혹은 작업표로 기록된다. 관찰법은 직무가 직무담당자나 상황, 시간의 흐름에 따라 크게 바뀌지 않는 것을 전제로 하고 있다. 이에 따라 관찰법은 수작업 및 표준화되거나 짧은 순환과정을 가진 활동이 많은 직무에 보다 적절하다. 따라서 정신적 작업 및 집중을 요구하는 직무보다 생산직이나 기능직 직무에 더욱 적절하다. 관찰법은 실시하는데 간편하다는 장점이 있는데 다음의 몇 가지 문제점도 가지고 있다. 작업자의 육체적 활동은 관찰 가능하지만 정신적 활동은 관찰 불가능하다. 시작에서 종료까지 장시간이 소요되는 직무에는 적용하기 곤란하다. 직무관찰과정에서 직무수행자의 작업에 방해될 수도 있다. 획득한 정보의 신뢰도에 문제가 있을 수 있다. 즉, 직무수행자가 자기의 직무가 관찰되고 있다고 인지할 경우 직무수행에 영향을 미쳐 왜곡현상이 나타날 수 있다. 

 

면접법

면접법(interview method)은 직무분석자가 직무수행자에게 면접을 실시하여 직무정보를 획득하는 방법이다. 면접은 직무를 수행하는 한 명의 작업자, 또는 동일 직무를 수행하는 작업자집단, 경우에 따라서는 직무수행자의 감독자를 대상으로 한다. 직무분석담당자는 준비된 질문항목을 가지고 면접에 임한다.

직무분석자는 직무담당자로부터 직접 정보를 얻을 수 있는 면접을 사용함으로써 관찰법이 지니고 있는 문제점들을 극복할 수 있다. 특히 직무수행주기가 긴 경우 직무담당자는 자신이 작업수행을 요약하여 설명할 수 있다. 또한 관찰자가 알 수 없는 정신적인 작업과정을 설명할 수 있기 때문에 정신적, 육체적 행위가 모두 기술될 수 있다. 면접법은 몇 가지 단점도 지니고 있다. 면접법에서는 직무분석자가 피면접자와 친밀한 관계를 유지해야 하며, 또 이들이 직무분석을 호의적이고 유용한 것으로 받아들일 수 있도록 하는데 이는 그렇게 쉬운 일이 아니다. 또 피면접자가 직무분석의 결과로 인해 자신이 피해를 입을지도 모른다는 판단하는 경우에 직무데 대해 정확한 정보제공을 기피하는 경우가 발생하기도 한다. 

 

질문지법

질문지법(questionnaire method)은 사전에 설계한 표준화된 질문지를 활용하여 직무정보를 수집하는 방법이다. 질문지에는 직무분석의 대상이 되는 직무의 내용, 수행방법, 수행목적, 수행과정, 그리고 직무수행자가 갖추어야 하는 자격요건 등에 대한 질문이 포함된다. 질문지법의 장점으로 정보수집을 위한 시간과 비용이 절약되며 폭넓은 정보를 수집할 수 있다는 점을 들 수 있다. 질문지법의 단점으로는 질문지 개발에 많은 시간과 노력이 소요된다는 점, 질문지 문항에 대한 직무수행자의 정확한 이해부족 등 커뮤니케이션의 문제가 발생할 수 있다는 점, 대면적 방법으로 얻게 되는 협조와 동기부여 효과의 결여, 사용시 융통성이 없다는 점 등이 있다. 또 직무수행자가 얼마나 성의를 가지고 정확하고 정직하게 응답을 해주느냐 하는 신뢰도 문제도 제기된다. 

 

중요사건법

중요사건법(critical incidents method)은 직무수행자의 직무행동 가운데 성과와 관련하여 효과적인 행동과 비효과적인 행동을 구분하여 그 사례들을 수집하고, 이러한 사례들로부터 직무성과에 효과적인 행동패턴을 추출하여 분류하는 방법이다. 이 방법은 직무행동과 직무성과간의 관계를 직접적으로 파악할 수 있다는 장점이 있다. 단점으로는 수집된 많은 직무행동을 분류, 평가하는데 많은 시간과 노력이 소요되며, 또 여기서 얻은 정보만 가지고는 해당직무에 대한 포괄적인 정보의 획득에는 제약이 있다는 점을 들 수 있다. 

 

위 방법들 가운데 직무분석의 주목적, 분석대상이 되는 직무들의 특성, 직무수행자의 특성, 직무분석을 위해 투입할 수 있는 인력과 시간 등을 고려하여 가장 적합한 방법을 찾아야 한다. 기업에서는 어느 한 방법만을 선택하기보다 여러 방법을 병행하는 경우가 많으며 특히 질문지법과 면접법을 병행하는 경우가 많다. 

 

직무분석기법

직무분석기법은 직무분석의 대상이 되는 직무의 내용과 직무수행자에게 요구되는 자격요건에 대한 정보의 내용을 어떤 관점에서 수집, 분류하느냐에 따라 기능적 직무분석법, 직위분석 설문지법, 관리직 직무분석법, 과업목록법 등이 있다.

 

기능적 직무분석

기능적 직무분석(functional job analysis: FJA)은 미 노동성에 의해서 개발된 것으로 원래 취지는 직무배치와 상담에 사용하기 위한 것으로 직무를 간략하게 분류하는데 유용하다. 기능적 직무분석은 직무정보를 모든 직무에 존재하는 3가지의 일반적 기능, 즉 자료와 관련되는 기능, 사람과 관련되는 기능, 사물과 관련되는 기능의 정보로 분류하고 정리한다. 정보수집 방법으로는 작업자의 업무일지 및 메모사항, 작업자 및 그의 상사와 면접을 하여 또한 작업의 진행사항을 관찰하기도 한다. 

 

직위분석 질문지법

직위분석 질문지(Position Analysis Questionnaire: PAQ)는 맥코믹(E.J. McCormick) 등에 의해서 개발된 것으로서 작업자 활동과 관련된 187개 항목과 임금관련 7개 항목을 포함하여 총 194개 항목으로 구성된 질문지로서 작업에 대한 표준화된 정보를 수집하는 대표적 방법이다. 설문항목은 투입정보, 정신적 과정, 과업성과, 다른 사람과의 관계, 직무환경, 기타 직무특성의 총 6개의 범주로 구성되어 있다. 

 

관리직위기술 질문지법

토나우(W.W. Tornow)와 핀토(P.R. Pinto)는 책임, 관계, 제약, 요구, 활동 등에 관하여 관리직무를 객관적으로 기술하기 위한 관리직위기술질문지(Management Position Description Questionnaire: MPDQ)를 개발했다. 이 질문지는 과업중심적인 방법으로 다양한 직능, 직급, 회사에 걸쳐 시험된 208항목으로 구성되어 있다. 많은 관리자들의 응답이 통계적으로 분석되어 13종류의 직무기술요인들이 밝혀지고 해석되었다. 

 

과업목록법

과업목록법(task inventory procedure)은 미공군에서 기원한 것으로 설문지를 이용하여 분석하고자 하는 직무의 모든 과업을 열거하고, 이를 상대적 소요시간, 빈도, 중요성, 난이도, 학습의 속도 등의 차원에서 평가한다. 이것은 특정과업에 대한 구체적 정보를 수집하는 대표적인 방법이다. 과업목록법은 특정직업을 단위로 직업을 구성하는 각 직무별로 수행되기 때문에 일반화된 양식은 없다. 과업목록법은 개발비용이 많이 들지만 일단 개발되면 교육용도로 매우 효과적으로 활용된다.