직무분석의 개념과 활용, 절차

직무분석

직무분석은 직무에 대한 상세한 정보를 획득하는 과정이다. 즉, 직무분석은 인적자원관리에 필요한 직무정보를 제공할 수 있도록 직무의 내용을 체계적으로 밝히는 활동을 말하는데 구체적으로 직무에 대한 정보를 수집하고 수집된 정보를 분석하여 직무의 내용을 파악한 다음, 각 직무의 수행에 필요한 지식, 능력, 숙련, 책임 등의 제요건을 명확히 하는 일련의 과정을 의미한다. 직무분석에 있어서 먼저 직무 및 관련 개념들에 대한 이해가 필요하다. 직무의 관련 개념으로 과업, 직위, 직군, 직종 등이 있다.

과업(task)은 종업원에게 할당된 일의 단위를 의미하는데, 독립된 목적으로 수행되는 하나의 명확한 작업활동으로 조직활동에 필요한 기능과 역할을 가진 일을 뜻한다. 예를 들면, 데이터분석, 기계운전 등이 이에 해당된다. 과업은 직무분석에 있어서 분석단위가 된다. 과업이 보다 세분된 것이 동작(motion)이며 이는 동작연구나 시간연구의 분석단위가 된다. 예를 들어, 집어 들기, 기계에 넣기, 크랭크 돌리기 등이 이에 해당된다.

직위(position)는 한 개인에게 할당된 과업의 집합을 말한다. 즉, 한 사람이 맡고 있는 여러 과업이 합쳐져서 하나의 직위가 이루어진다. 따라서 종업원의 수가 직위의 수가 된다.

직무(job)는 작업의 종류와 수준이 비슷한 직위들의 집합으로서 인사관리상의 필요성으로부터 생성된 개념이다. 즉, 직무는 어느 정도 비슷한 업무내용을 가진 직위들을 하나의 관리단위로 설정한 것이다.

직군(job family)은 직무보다 넓은 개념으로 유사한 업무내용을 가진 직무들의 집합을 의미한다. 예를 들어 정비직, 운전직, 상담직, 등이 직종이 된다.

직종은 직군보다 넓은 개념으로 유사한 직종의 집단을 의미한다. 예를 들어 사무직, 관리직, 영업직, 생산직 등의 구분이 직종이 된다.

 

직무분석의 활용

직무분석은 인사관리 모든 업무에 있어서 기초자료로 활용할 정보를 제공한다. 인적자원의 선발, 훈련 및 개발, 인사평가, 직무평가, 경력개발, 직무재설계, 인적자원계획 등 인적자원관리의 거의 모든 활동들이 직무분석을 통해 수집된 직무정보를 필요로 하고 있다. 

조직은 환경변화에 대응하여 사업전략과 업무목표를 설정하고 이와 관련한 인적자원의 수요와 공급을 예측하여야 한다. 인적자원의 수급계획을 수립하기 위해서는 각 직무의 수행요건에 대한 정확한 정보가 필요하게 된다. 직무분석은 인적자원계획에 있어서 요청되는 기초정보를 제공하게 된다. 인적자원계획에서는 직무분석에서 도출된 직무담당자의 자격요건에 대한 정보를 바탕으로 필요한 지식, 기능, 능력을 보유한 사람들의 수요와 공급을 계획하게 된다.

인적자원의 선발은 지원자 가운데 가장 우수한 사람을 찾아내는 일이다. 이를 위해서는 채용될 인력이 수행할 과업들과 이를 효과적으로 수행하기 위해서 보유해야 할 지식, 기술, 능력 등을 확인하는 것이 요청되는데 이러한 정보는 직무분석을 통해 획득될 수 있다.

인사평가는 구성원들의 업무수행을 평가하여 우수한 자에게 상응하는 보상을 제공하고, 성과가 낮은 자에게는 성과향상방안을 모색하고자 실시하는 것이다. 직무분석은 인사평가의 기준을 제공한다. 즉, 직무분석에서 도출된 직무행동 및 직무성과의 표준과 실제 작업행동 및 직무성과가 비교되어 인사평가가 이루어진다.

직무분석은 인적자원개발의 기초자료가 된다. 직무수행능력은 직무분석을 통해서 도출되기 때문이다. 직무분석에서 직무를 구성하는 과업들이 확인되고, 각 과업이 효과적으로 수행되는데 요청되는 지식, 스킬, 능력의 내용과 수준이 도출되는데 이러한 지식, 스킬, 능력이 인적자원개발의 내용과 목표가 된다.

직무분석은 합리적 임금관리, 특히 직무급과 직능급의 확립에 활용된다. 직무급체계에서는 직무의 상대적 가치를 평가하여 이를 임금결정의 기준으로 하며, 직능급체계에서는 직무수행능력을 임금차별화의 기준으로 한다. 직무의 상대적 가치 및 직무수행능력을 결정하기 위한 선행단계로서 직무분석이 요청된다. 

 

직무분석 절차

직무분석은 논리적 과정에 의하여, 전문적 기법이 활용되어 이루어져야 한다. 직무분석인 예비조사인 직무확인에서 시작해서, 직무별로 직무의 내용과 직무담당자의 자격요건에 대한 조사를 거쳐서, 직무기술서와 직무명세서의 작성으로 끝나게 된다. 예비조사는 분석할 대상직무를 결정하는 단계이다. 직무별 조사는 직무담당자나 상사 또는 전문가와 같은 정보원천을 설정하고 질문지, 면담, 관찰, 실험 등의 매체를 통해서 정보를 수집하는 과정이다. 마지막으로 수집된 정보를 분석해서 직무기술서와 직무명세서를 작성한다. 직무분석의 절차는 다음의 다섯 단계로 나눌 수 있다.

첫째, 배경정보의 수집 단계로 예비조사의 단계에서 대부분 이루어진다. 조직도, 업무분장표, 기존의 직무기술서 및 직무명세서와 같은 이용 가능한 배경정보를 수집한다.

둘째, 대표직위의 선정 단계로 직무정보 수집을 위하여 모든 직위를 분석할 수도 있지만 이에는 시간과 비용의 문제가 있기에 일반적으로 대표직위를 선정하여 이를 중점적으로 분석한다. 그렇지만 조직의 전략적 목표달성에 필수적인 직무와 학습이 곤란하거나 직무의 성격과 내용이 변하는 직무는 분석대상에 포함시키는 것이 필요하다.

셋째, 직무정보의 획득 단계로 이 단계를 보통 직무분석이라고 한다. 여기서 직무의 성격, 직무수행에 요구되는 종업원행동, 인적요건 등을 구체적으로 분석한다.

넷째, 직무기술서의 작성 단계로 앞에서 얻은 정보를 토대로 직무기술서를 작성하는 단계이다. 이는 직무의 주요 특성과 함께 직무의 효율적 수행에 요구되는 활동들에 관하여 기록한 문서를 말한다.

다섯째, 직무명세서의 작성단계로 직무수행에 필요한 인적 자질, 특성, 기능, 경험 등을 기술한 것을 말한다. 이는 기업실무에 있어서 직무기술서에 같이 기술되는 경우도 많다.